多くのビジネスパーソンが抱える「業務過多」の悩みに対し、ChatGPTはメール作成や要約、企画立案などを数分で完結させ、月20時間以上の削減も可能な強力なツールです。
本記事では、最大限の効果を引き出すための「プロンプト（指示文）」の書き方に焦点を当て、即実践できる活用事例15選を詳しく紹介します。コピペ可能な指示例から運用上の注意点まで網羅しており、今日からすぐに業務効率化を実感できる内容です。
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無料体験して特典を受け取るChatGPTの業務効率化・活用事例15選【プロンプト例あり】
ここからは、ChatGPTを業務で活用できる15のシーンを具体的に紹介していきます。各事例にはすぐに使えるプロンプト例も掲載しているので、自社の業務に合わせてカスタマイズしてみてください。
動画でサクッと確認したい方はYouTubeの解説動画をご覧ください。
1. ブログ・メルマガ等の文章作成
ブログ記事やメルマガの執筆は、構成の検討からリサーチ、本文の執筆まで多くの時間を要する業務です。ChatGPTに記事のテーマやターゲット読者を伝えれば、構成案から本文の下書きまで一括で生成してくれます。
もちろん、AI生成の文章をそのまま公開するのは推奨しません。あくまで叩き台として活用し、自社のトーンや専門知識を加えて仕上げるのが効果的な使い方でしょう。
あなたはプロのWebライターです。以下の条件でブログ記事の構成案と本文の下書きを作成してください。
・テーマ：リモートワークの生産性向上
・ターゲット：中小企業の管理職
・文字数：2,000文字程度
・トーン：ビジネス寄りだが親しみやすい文体
2. 議事録・長文・動画の要約
会議後の議事録作成は、多くのビジネスパーソンが負担に感じている作業の一つではないでしょうか。ChatGPTに会議の文字起こしデータを貼り付ければ、要点を整理した議事録を数秒で生成してくれます。
長文レポートや動画のトランスクリプトの要約にも活用可能です。重要なポイントだけを短時間で把握したい場面に最適でしょう。]
以下の会議メモを、「決定事項」「ToDo（担当者・期限付き）」「次回議題」の3つに分類して議事録形式にまとめてください。
【会議メモをここに貼り付け】
3. 英文メールの翻訳・返信作成
海外とのやり取りが増える中、英文メールの作成に苦労する方は少なくないはずです。ChatGPTは自然なビジネス英語でのメール作成が得意分野の一つ。日本語で伝えたい内容を入力するだけで、適切なトーンの英文メールを生成します。
受信した英文メールの翻訳と返信案の同時作成も依頼できるため、海外対応の工数が大幅に減るでしょう。
以下の英文メールを日本語に翻訳し、丁寧にお断りする返信メールを英語で作成してください。
・トーン：フォーマルだが友好的
・理由：スケジュールの都合
【英文メールをここに貼り付け】
4. 文章の添削・校正（誤字脱字・ダブルチェック）
ビジネス文書の誤字脱字は、信頼性を損なう原因になりかねません。ChatGPTに文章を入力すれば、誤字脱字の指摘だけでなく、表現の改善提案まで行ってくれます。
人間の目では見落としがちなミスも、AIによるダブルチェックで防止できる点が大きなメリットです。社内文書や顧客向け資料の最終確認に活用してみてはいかがでしょうか。
以下の文章を校正してください。修正箇所は【修正前→修正後】の形式で一覧にし、修正理由も簡潔に添えてください。
【校正したい文章をここに貼り付け】
5. ビジネスメールのテンプレート・文面作成
「お礼メール」「アポイント依頼」「クレーム対応」など、定型的なビジネスメールの作成にもChatGPTは威力を発揮します。シーンと相手の立場を指定するだけで、TPOに合った文面を瞬時に生成してくれるのが魅力です。
テンプレートとして保存しておけば、次回以降はさらにスピーディに対応できるでしょう。、
以下の条件でビジネスメールを作成してください。
・種別：打ち合わせ日程調整の依頼
・送信先：取引先の部長（初めてのやり取り）
・候補日：3つ提示
・トーン：丁寧かつ簡潔
6. スピーチ・プレゼン原稿の作成
プレゼンテーションやスピーチの原稿作成は、構成力と表現力の両方が求められる高度な業務です。ChatGPTに目的、聴衆、持ち時間などの条件を伝えれば、論理的で説得力のある原稿の叩き台を作成してくれます。
話し言葉に変換する指示を加えると、より自然な口語体の原稿に仕上がるのもポイントでしょう。
あなたはプレゼンテーションの専門家です。以下の条件でプレゼン原稿を作成してください。
・テーマ：DX推進による売上改善
・聴衆：経営層（取締役会）
・持ち時間：10分
・スライド枚数：8枚想定
・各スライドの話す内容と想定時間も記載
7. 業務マニュアル・手順書の作成（叩き台）
新入社員の教育や業務の標準化に欠かせないマニュアル作成も、ChatGPTで大幅に時短できる業務の一つです。業務内容の概要を伝えるだけで、ステップごとの手順書を体系的に作成してくれます。
完成度の高い叩き台があれば、あとは社内の実情に合わせて微調整するだけ。マニュアル作成のハードルが一気に下がるはずです。
以下の業務について、新入社員向けの業務マニュアルを作成してください。
・業務名：経費精算の申請手順
・使用システム：SAP Concur
・構成：目的→事前準備→手順（番号付き）→よくあるミス→問い合わせ先
・図表の挿入箇所も【図：〇〇】で指示
8. 市場調査・競合リサーチ（フレームワーク分析）
市場調査や競合分析は、情報収集から整理・分析まで膨大な時間がかかります。ChatGPTにフレームワーク（SWOT、3C、PESTなど）を指定して分析を依頼すれば、短時間で体系的なレポートの骨格が手に入ります。
ただし、ChatGPTの情報には学習データの時期的な制約があるため、最新データは別途ファクトチェックが必要です。分析の「型」を素早く作るツールとして活用するのが賢い使い方でしょう。
あなたは戦略コンサルタントです。以下の企業についてSWOT分析を実施し、表形式で出力してください。
・企業名：（自社名を入力）
・業界：SaaS／BtoBマーケティング
・競合：（主要競合3社を入力）
・分析後に、優先的に取り組むべき戦略を3つ提案
9. FAQ（よくある質問）の自動生成
カスタマーサポートや社内ヘルプデスクのFAQ作成にもChatGPTは有効です。製品やサービスの概要を入力すれば、顧客が抱きやすい疑問を予測し、Q&A形式で自動生成してくれます。
既存のFAQの改善や追加質問の洗い出しにも活用できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
以下のサービスについて、顧客からよく寄せられる質問を10個予測し、FAQ形式（Q&A）で作成してください。
・サービス名：（サービス名を入力）
・概要：（サービスの特徴を入力）
・ターゲット顧客：中小企業の経営者
・カテゴリ分け：料金、機能、サポート、セキュリティ
10. データ形式の変換・OCR文字起こし
「CSVデータをJSON形式に変換したい」「紙の書類をテキストデータ化したい」といったデータ変換作業も、ChatGPTの得意分野です。特に有料版のGPT-4oでは画像認識機能が搭載されており、名刺や請求書の文字起こしにも対応しています。
手動でのデータ入力作業を削減し、ヒューマンエラーも防げる一石二鳥の活用法と言えるでしょう。
以下のCSVデータを、Pythonで扱いやすいJSON形式に変換してください。各レコードはオブジェクトとして配列に格納し、キー名は英語のcamelCaseに変換してください。
【CSVデータをここに貼り付け】
11. 企画・アイデア出し（ブレインストーミング）
新規事業やキャンペーンの企画立案で、アイデアが行き詰まった経験はないでしょうか。ChatGPTをブレインストーミングの壁打ち相手として活用すれば、多角的な視点からアイデアを引き出せます。
「あえて突飛なアイデアも含めて」と指示を加えると、既存の枠にとらわれない発想が生まれやすくなるのもChatGPT活用のメリットです。
あなたは大手広告代理店のクリエイティブディレクターです。以下の条件で新商品のプロモーション企画を10案出してください。
・商品：オーガニックスキンケアブランドの新ライン
・ターゲット：30代の働く女性
・予算：500万円 ・期間：3ヶ月
・現実的な案5つ＋斬新な案5つに分けて提案
12. キャッチコピー・タイトルの案出し
広告のキャッチコピーや記事タイトルの作成は、短い文字数に情報を凝縮する高度なスキルが求められます。ChatGPTに商品の特徴やターゲット層を伝えれば、複数パターンのコピー案を一度に生成してくれるため、選択肢の幅が広がります。
「数字を含めたパターン」「疑問形のパターン」など、切り口を指定するとさらにバリエーションが増えるでしょう。
以下の商品のキャッチコピーを15案作成してください。
・商品名：SpeedNote Pro（AI搭載の自動議事録ツール）
・USP：会議中にリアルタイムで要約を生成
・ターゲット：IT企業のマネージャー層
・パターン：数字訴求型5案、疑問形5案、ベネフィット直球型5案
13. SNS（X・Instagram）投稿文の作成
SNS運用で毎日の投稿ネタに困っている方も多いのではないでしょうか。ChatGPTにアカウントの方針やターゲット層を伝えれば、プラットフォームに最適化された投稿文を複数案生成してくれます。
Xなら140文字以内、Instagramならハッシュタグ込みといった文字数制限も指定すれば、そのまま投稿できるクオリティの文面が手に入るでしょう。
以下の条件でX（旧Twitter）の投稿文を1週間分（7投稿）作成してください。
・アカウント：BtoB向けSaaS企業の公式アカウント
・目的：認知拡大とリード獲得
・トーン：専門的だが堅すぎない
・各投稿に適切なハッシュタグを3つ付与
・文字数：各投稿140文字以内
14. Excel・スプレッドシート関数の作成・エラー修正
Excel関数やスプレッドシートの数式作成で手が止まった経験は、多くの方にあるはずです。ChatGPTに「やりたい処理」を日本語で伝えるだけで、最適な関数を提案してくれます。
エラーが出た際も、エラーメッセージと数式を貼り付ければ原因と修正方法を教えてくれるため、Excel操作のスキルレベルに関わらず業務効率が向上するでしょう。
Excelで以下の処理を実現する関数を教えてください。
・やりたいこと：A列の日付が今月のデータだけを対象に、B列（売上金額）の合計を計算
・シート構成：A列＝日付、B列＝売上金額、C列＝商品カテゴリ
・関数だけでなく、なぜその関数を使うのかも説明
15. プログラミングコードの生成・デバッグ
プログラミングの経験がない方でも、ChatGPTを活用すれば簡単なスクリプトやツールの作成が可能になります。「Pythonでフォルダ内のPDFを一括リネームしたい」といった日本語の指示で、実行可能なコードを生成してくれるのが強みです。
エンジニアにとっても、デバッグやコードレビューの効率化ツールとして活躍します。エラーメッセージを貼り付けるだけで、原因の特定と修正コードの提案を得られるでしょう。
以下のPythonコードでエラーが発生しています。原因を特定し、修正版のコードを出力してください。修正箇所にはコメントで説明を追加してください。
【エラーメッセージ】 （エラー内容を貼り付け）
【該当コード】 （コードを貼り付け）
ChatGPTで業務効率を最大化するプロンプト作成のコツ
ChatGPTから高品質な回答を得るために最も重要なのは、プロンプト（指示文）の書き方です。同じ質問でも、プロンプトの精度によって回答の品質は大きく変わります。ここでは、業務効率を最大化するための2つのコツを解説します。
役割（ペルソナ）とターゲットを明確にする
プロンプトの冒頭で「あなたは〇〇の専門家です」とChatGPTに役割を与えると、回答の専門性と精度が格段に向上します。たとえば、マーケティング戦略のアドバイスがほしい場合、「あなたは10年以上の経験を持つマーケティングコンサルタントです」と指定するだけで、回答のレベルが変わるのを実感できるはずです。
さらに、回答のターゲット（誰に向けた内容か）も明示すると、文章のトーンや情報の粒度が最適化されます。「IT部門のマネージャー向け」と「新入社員向け」では、求められる説明の深さがまったく異なるでしょう。
役割とターゲットの2つを指定するだけで、汎用的な回答から実務に即した高品質な回答へと劇的に変化します。
出力形式や文字数などの制約条件を指定する
プロンプトには、出力の形式や文字数、構成などの制約条件も盛り込みましょう。具体的には、「箇条書きで5つ」「表形式で出力」「300文字以内で要約」といった指定が効果的です。
制約条件がないと、ChatGPTは自由度の高い長文を出力しがちです。業務利用では、必要な情報が端的にまとまった回答のほうが使い勝手がよいため、制約条件の指定は必須と言っても過言ではありません。
また、「JSONフォーマットで出力」「Markdown形式で見出し付き」など、技術的な出力形式を指定すれば、後続の作業工程にそのまま流し込める回答が得られます。プロンプトの精度を上げるほど、業務効率化の効果も比例して高まるでしょう。
ChatGPTを業務活用する際の6つの注意点とリスク対策
ChatGPTは業務効率化の強力な味方ですが、リスクを理解せずに使うとトラブルにつながる恐れがあります。ここでは、業務利用時に押さえておくべき6つの注意点と具体的な対策を紹介します。
1. 指示内容が曖昧だと作業効率が下がる
ChatGPTは、曖昧な指示に対して推測で回答を生成する仕組みになっています。「いい感じにまとめて」「適切に書いて」といった抽象的な指示では、期待とズレた回答が返ってくるケースが頻発するでしょう。
対策としては、前述のプロンプト作成のコツを意識し、役割・ターゲット・出力形式・文字数を具体的に記載する習慣をつけてください。最初に数分かけてプロンプトを練ることで、修正の手戻りを防ぎ、結果的に大幅な時短につながります。
2. 誤った情報（ハルシネーション）へのファクトチェック
ChatGPTには「ハルシネーション」と呼ばれる、事実と異なる情報をもっともらしく生成してしまう性質があります。特に統計データや固有名詞、法的な情報については、誤りが含まれている可能性を常に意識しなければなりません。
業務で使用する場合は、ChatGPTの回答を鵜呑みにせず、必ず一次情報で裏付けを取るフローを組み込んでください。ファクトチェックの工程を省略すると、誤情報の拡散というリスクに直結します。
3. 最新情報の学習状況と検索機能の活用
ChatGPTの学習データには時期的な制約があるため、直近のニュースや最新の統計データについては正確な情報を持っていない場合があります。時事的なトピックを扱う際は注意が必要です。
有料版のChatGPT Plusでは、ブラウジング機能（Web検索）を利用すればリアルタイムの情報を取得可能になっています。最新情報を扱う業務では、ブラウジング機能を活用するか、別途信頼性の高い情報源でクロスチェックする運用が望ましいでしょう。
4. サーバーダウン等の動作停止リスクへの備え
ChatGPTは外部サービスであるため、サーバー障害やメンテナンスにより一時的に使用不能になるリスクがあります。業務のすべてをChatGPTに依存する体制は危険です。
対策として、代替のAIツール（Google Gemini、Microsoft Copilotなど）も併用できる環境を整備しておきましょう。また、ChatGPTなしでも最低限の業務遂行が可能なワークフローを維持しておくのが安全な運用方針です。
5. 著作権侵害の可能性とコピペチェック
ChatGPTが生成した文章には、既存の著作物と類似した表現が含まれる可能性がゼロではありません。特にブログ記事やマーケティングコンテンツなど、外部に公開する文章については、コピペチェックツールでの確認が推奨されます。
無断で他者の著作物を転用してしまうと、法的なリスクやブランドイメージの毀損につながりかねません。生成された文章をそのまま使うのではなく、独自の視点や情報を加えてオリジナリティを高める工夫も重要です。
6. 機密情報の漏洩リスクと学習オプトアウト設定
ChatGPTに入力した情報は、デフォルト設定ではAIモデルの学習データとして使用される場合があります。顧客情報、社内の機密データ、個人情報などをそのまま入力するのは避けるべきでしょう。
対策としては、ChatGPTの設定画面から「チャット履歴とトレーニング」をオフにする方法があります。法人向けのChatGPT EnterpriseやAPI経由での利用であれば、入力データが学習に使用されない契約となっているため、セキュリティ要件が厳しい企業にはこれらのプランがおすすめです。
機密情報を扱う場合は、情報をマスキング（匿名化）してから入力するルールを社内で策定しておくとよいでしょう。
まとめ
ChatGPTは、文章作成やデータ処理、企画立案など、幅広い業務で大幅な時間短縮を実現する強力なツールです。本記事で紹介した15の活用事例は、いずれもコピペで使えるプロンプト付きのため、すぐに実践へ移せる内容となっています。
業務効率を最大化するためのポイントは、プロンプトに「役割」「ターゲット」「出力形式」「制約条件」を明確に記載する点にあります。曖昧な指示を避け、具体的な条件を盛り込むことで、ChatGPTの回答品質は飛躍的に向上するでしょう。
一方で、ハルシネーション（誤情報生成）、著作権リスク、機密情報の漏洩といった注意点への対策も欠かせません。ファクトチェックやコピペチェック、学習オプトアウト設定を組み合わせた運用ルールを整備することで、安全かつ効果的にChatGPTを活用できるはずです。
まずは本記事で紹介したプロンプト例を1つ試すところから始めてみてください。ChatGPTによる業務効率化の効果を、すぐに実感できるでしょう。
